Outsourcing Teknologi Informasi dalam Perusahaan

Di era informasi saat ini dimana masa transformasi bisa dikatakan revolusioner, sebuah perusahaan tidak hanya dinilai dari segi finansial saja, tapi lebih pada segala aspek yang dapat menggambarkan perusahaan tersebut. Saat ini sebuah perusahaan dituntut harus lebih responsif dalam menjawab kondisi pasar, sehingga banyak perusahaan yang memutuskan untuk menggunakan outsourcing dalam kinerja perusahaannya demi tercapainya perkembangan yang signifikan terkait dengan proses bisnis yang bukan merupakan core business-nya. Dengan adanya outsourcing ini perusahaan akan bermitra dengan perusahaan lain yang mempunyai core business di bidang pengelolaan proses bisnis yang dibutuhkan oleh perusahaan tersebut sehingga bisa tercipta kinerja yang optimal dalam perusahaan tersebut.

Definisi Outsourcing

Menurut beberapa Pakar:

• Maurice F. Greaver
  Dalam bukunya, Strategic Outsourcing, A Structured Approach to Outsourcing: Decisions and Initiatives, Maurice F. Greaver menjabarkan outsourcing: “Strategic use of outside parties to perform activities, traditionally handled by internal staff and respurces.”Menurut definisi Maurice Greaver, Outsourcing merupakan tindakan mengalihkan beberapa aktivitas perusahaan dan hak pengambilan keputusannya kepada pihak lain (outside provider), dimana tindakan ini terikat dalam suatu kontrak kerjasama.
• Shreeveport Management Consultancy
  Outsourcing sendiri menurut Shreeveport Management Consultancy adalah “The transfer to a third party of the continous management responsibility for the provision of a service governed by a service level agreement “. Atau dalam bahasa Indonesia dapat diartikan pengalihan tanggung jawab manajemen berkelanjutan kepada pihak ketiga untuk mendapatkan pelayanan jasa yang diatur dengan perjanjian pada tingkat penyediaan jasa.
• Eugene Garaventa dan Thomas Tellefsen
  “Outsourcing can be defined as the constructing out of functions, tasks, or services by an organization for the purpose of reducing its process burden, acquiring a specialized technical expertise, or achieving expense reduction.” Dalam bahasa indonesianya, Outsourcing bisa didefinisikan sebagai membangun fungsi, tugas, atau jasa oleh organisasi untuk tujuan mengurangi beban prosesnya, mendapatkan keahlian teknis khusus, atau mencapai pengurangan biaya.

Dari beberapa definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa outsourcing adalah pendelegasian pekerjaan atau operasi yang bukan inti (non-core) yang dilakukan oleh pihak internal perusahaan kepada pihak eksternal perusahaan yang memiliki spesialisasi untuk melakukan pekerjaan atau operasi tersebut. Perusahaan menerapkan outsourcing pada umumnya demi meminimalisir biaya atau untuk meningkatkan focus perusahaan pada pekerjaan atau operasi intinya.

Ketika outsourcing dihadapkan dengan Teknologi Informasi, maka outsourcing teknologi informasi dapat didefinisikan sebagai penggunaan perusahaan eksternal dalam menyediakan layanan teknologi informasi bagi internal perusahaan.

Macam-macam Outsourcing

Menurut Indrajit, berdasarkan jenisnya, outsourcing teknologi informasi ada 4 macam, yaitu :

1. Total Outsourcing
   Perusahaan menyerahkan jampir semua operasi yang berhubungan dengan teknologi informasi seperti hardware, software, dan brainware kepada pihak lain.
2. Total Insourcing
   Penyewaan atau peminjaman SDM yang dimiliki oleh perusahaan lain untuk dipekerjakan pada perusahaan terkaut dalam jangka waktu tertentu.
3. Selective sourcing
   Perusahaan melakukan pemilahan fungsi-fungsi dan entitas yang berhubungan dengan teknologi informasi di perusahaannya dan memutuskan untuk menyerahkan sebagian pekerjaan yang berhubungan dengan teknologi informasi pada perusahaan lain, sedangkan sebagian sisanya dikerjakan atau dikelola oleh perusaan itu sendiri.
4. De facto insourcing
   Penyerahan pengelolaan dan pekerjaan yang berhubungan dengan teknologi informasi kepada perusahaan lain bukan karena hasil evaluasi obyektif, melainkan karena latar belakan sejarah.

Manfaat Outsourcing

Menurut Chen dan Perry, outsourcing teknologi informasi memiliki beberapa manfaat, antara lain :

1. Mendapatkan Teknologi yang ter-update.
   Perusahaan dapat selalu menggunakan teknologi yang ter-update karena semua teknologi disediakan oleh pihak vendor outsourcing dan selalu di-update oleh vendor.
2. Memenuhi kebutuhan SDM TI yang terampil.
   Perusahaan dapat memenuhi kebutuhan tenaga TI yang terampil dengan adanya verndor yang memiliki tenaga kerja TI khusus untuk layanan yang mereka berikan.
3. Waktu pembangunan dan penyebaran layanan TI yang lebih cepat.
   Pihak vendor menyediakan baik semua yang berhubungan dengan layanan TI dalam perusahaan, sehingga dalam penerapan layanan TI bisa dalam waktu yang lebih cepat.
4. Fleksibilitas teknologi dan fiturnya.
   Perusahaan dapat menerapkan teknologi informasi yang sesuai dengan pangsa pasar dengan adanya vendor yang bertanggung jawab penuh dalam teknologi informasi perusahaan tersebut.
5. Meningkatkan manajemen arus kas.
   Perusahaan dapat mengatur pembiayaan berdasarkan layanan yang diberikan oleh vendor, dan perusahaan tidak perlu melakukan investasi awal secara besar-besaran.
6. Penghematan biaya.
   Perusahaan lebih meminimalisir biaya dengan menggunakan outsourcing daripada perusahaan tersebut mengimplementasikan teknologi informasi sendiri.

Resiko Outsourcing

Penerapan outsourcing teknologi informasi oleh perusahaan juga memiliki beberapa resiko, antara lain :

1. Sumber daya mungkin harus ditransfer ke atau diperlukan oleh perusahaan pemberi jasa,sehingga tetap kekurangan sumber daya
2. Perusahaan mungkin tidak dapat bebas seluruhnya dari kesulitan yang sebetulnya ingin dihindari
3. Karena berbagai tujuan yang ingin dicapai, tidak sepenuhnya didapat, maka fokus core business tidak tercapai
4. Biaya sesudah outsourcing mungkin tidak berkurang,tetapi tetap atau bahkan bertambah
5. Karena berbagai tujuan yang ingin dicapai tidak sepenuhnya diperoleh,mungkin resiko usaha tetap saja besar
6. Karena perusahaan pemberi jasa juga tidak memiliki sumber daya yang diperlukan,maka tujuan ini tidak tercapai

Outsourcing teknologi informasi rasanya sudah tidak terhindarkan lagi bagi perusahaan-perusahaan. Banyak manfaat yang bisa dirasakan oleh perusahaan jika memanfaatkan outsourcing. Meski demikian outsourcing bukan tanpa resiko, ketergantungan terhadap vendor, fleksibilitas terhadap perubahan adalah beberapa kelemahan yang harus disadari dari awal sebelum melakukan outsourcing.